Tidligere topchef i Grundfos: Drop de unødvendige møder!

Jeg er lærer og har sat tidligere topchef i Grundfos Jens Jørgen Madsen stævne denne aften, fordi jeg er frustreret. Træt af at kigge på systemet. Træt af at høre på folk, der er trætte af ikke at fungere i systemet. Det offentlige system, som jo ellers brødføder enormt mange danskere med en stabil arbejdssituation – det stik modsatte af hvad erhvervslivet ind imellem disker op med.

Jeg føler ofte, at vores tid bliver spildt i min verden. I skolen. Møder, oplæg, vidensdeling, opkvalificering, foredrag, efteruddannelse, kompetenceløft osv. Det lyder alt sammen utrolig godt, men er det virkelig det?

I min verden kalder mange af disse aktiviteter på noget konkret – og jeg oplever alt for ofte det stik modsatte!

Samtidig går den megen mødetid fra eleverne, forberedelsestiden og egen tid.

Derfor sidder jeg ved Jens Jørgens bord en sen aften, hvor samtalen skal handle om kulturændringer, kommunikation og konkretiseringer i det offentlige.

Min baggrund er skolen. Jens Jørgen sidder med erfaring fra Grundfos og oplevelser med sygehusvæsenet.

Han er forhenværende chef i Grundfos med over 14.000 ansatte under sig og en omsætning på over 15 milliarder årligt. Samtidig med det job sloges han og hustruen Ellen gennem 15 år med en kræftsygdom, som desværre til sidst resulterede i hendes bortgang.

I slutningen af det langstrakte forløb afgav Jens Jørgen det løfte til Ellen, at han ville videregive de oplevelser og forslag til forbedringer, som de sammen havde udarbejdet.

Det er nu gjort med et stærkt fokus på, at sygehusvæsenet i højere grad begynder at betragte patienter som kunder, der allerede har betalt.

Skolen

Vores generelle snak om det offentlige og spildtid tager sit udspring i en skole, hvor lærerne to gange på tre år har startet skoleåret med at fastlægge skolens værdier. Det er mit første eksempel. En klassiker i folkeskolen – så er året ligesom i gang!

Jens Jørgen Madsen trækker omgående på smilebåndet.

”Skal du forny dine værdier hvert andet år, så er det bare noget, du har sagt, og ikke noget du udlever. Det her lugter jo af, at man skal finde på noget at mødes om, eller også er man vitterligt igen i tvivl om, hvilke værdier man har. Og det er et stort problem. På Grundfos havde vi klart fokus på at skaffe rent vand til verdens befolkning og at reducere verdens energiforbrug. Vi var meget bevidste om, at vi skulle have klare og stærke værdier. Det handlede i høj grad om, hvordan vi kunne være med til at gøre det her til et bedre sted at være. Det gik vi ud fra, og det var ikke oppe til revision hvert andet år”.

Jens Jørgen Madsen taler en del om at ruske op i kulturen for at vinde noget af den tabte tid tilbage. Det handler for ham ikke om minutiøst at effektivisere det hele, men slet og ret om at gøre tingene meningsfuldt, ordentligt og hensigtsmæssigt.

Kunder

Han benytter ofte ordet ”kunder”, når han taler om brugere af det offentlige, og det er ikke lige populært alle steder.

”Nu har jeg efterhånden talt på rigtig mange kongresser, og så snart jeg benytter ordet ”kunder”, så farer de fleste af tilhørerne sammen. Det er ikke et ord man er vant til eller har det godt med i det offentlige. Jeg mener bare, at man skal behandle dem, man er til for, på en ordentlig måde. For os handlede det om et sygdomsforløb, som selvfølgelig var dramatisk, men i skolens verden handler det vel om, at tiden skal bruges fornuftigt”.

Det handler om implementering af forbedringer i de verdener, hvor tid er blevet noget, der ikke længere er kostbart.

I tiden med kræft udformede Jens Jørgen Madsen og hans kone Ellen 20 punkter til forbedringer indenfor sundhedsvæsenet. Dette skulle afhjælpe evt. frustration hos sygdomsramte og pårørende, for som den tidligere topchef før har nævnt, så følte hans kone, at hun havde brugt ligeså meget tid på trættende systemprocesser som selve sygdommen.

”Der er en indbygget inerti i disse systemer, og det blokerer for udvikling. Jeg kan forestille mig, at du i din verden sidder med de samme frustrationer”, siger Jens Jørgen og kigger hen over sine briller, mens han smiler let til mig.

Jeg beretter lidt om den mødekultur, som jeg gennem mine år i jobbet er stødt på, og med det samme drejer erhvervsmanden samtalen ind på ledelse.

Ledelsen har ansvaret

”Alt det her omhandler jo ledelse. Min erfaring fra flere steder er, at mange bliver lavet til ledere, selvom de ikke har skyggen af ledelse i sig. Den der med at man må have en leders DNA fra start, køber jeg ikke. Mange kan lære det, men de fleste har rigtig svært ved at tage ledelsesopgaven på sig”.

Jens Jørgen Madsen fortæller, hvordan han ser udvælgelsen af ledere generelt i flere sammenhænge. Han er af den overbevisning, at mange vælges ud fra de parametre, som dem, de skal lede, også vælges efter. Eksempelvis har han gennem flere samtaler med sundhedspersonale gennem årene erfaret, at det ofte eksempelvis er en dygtig kirurg, der bliver sat til at lede de andre kirurger på et hospital. Det betyder bare ikke, at man bliver en god leder, fordi man er en god kirurg!

Jeg kan omgående genkende mønstret fra min egen verden samt en kultur, der bør ruskes alvorligt.

Vær konkret og drop den varme luft

For under et halvt år siden sad jeg i en stor institution i Aarhus, hvor en hel del lærere var samlet. Det var en form for opkvalificerende debat/oplæg arrangement, hvor man i seks stive timer talte stolpe op og ned om masser af abstrakte begreber og flyvske ideer. På intet tidspunkt blev dagen på nogen måde konkret, og ca. 300 tilhørere sad med halvt lukkede øjne og ønskede måske blot at komme hjem og undervise.

I skoleverdenen findes tonsvis af disse arrangementer. De findes også i mindre skala ude på de enkelte skoler. Oplæg, møder, konferencer mm., der aldrig munder ud i noget som helst. Tid der går og aldrig kommer igen. Tid der kunne være brugt anderledes. Tid der kunne blive til kvalitet fremfor kvantitet. Jens Jørgen Madsen er også af den opfattelse, at møder bør tage udgangspunkt i noget konkret. I hans bog bør man droppe den ”varme luft” og komme til sagen.

Tænker vi i skolen nogensinde på vores ”kunder” – nemlig børnene og forældrene – når vi bruger vores tid? Alt hvad vi gør, skulle jo gerne komme dem til gode!

Jens Jørgen Madsen kommer selv ind på møder, da han mindes et par vrantne overlæger fra et af hans foredrag.

”Jeg har jo altid provokeret lidt med min ”kunde”-tilgang i de her verdener, men jeg blev også mødt med modstand fra flere læger, når jeg talte om at omorganisere tid. Flere var hurtigt oppe med paraderne, og rigtig tit trak de kortet med tid. VI HAR IKKE TID! Sådan var det hver gang, men det er lidt specielt at høre folk tale om, at man ikke har tid til patienterne, når man uden at blinke med øjnene flere gange om året kan tage på tidskrævende konferencer. DET er der tid til! For en uhelbredeligt syg kræftpatient er netop tiden en faktor, og derfor bliver man bitter over, når systemet spilder ens tid, og samtidig klager og mangel på samme!”

Jens Jørgen Madsen er generelt efter mødekulturen i flere instanser, og hans syn på tingene rammer spot-on ned i det, jeg finder vigtigt at gøre op med i skolerne.

Skær ned på møder

”Man skal i det offentlige – og naturligvis også andre steder – skære ned på antallet af møder, samt skære i antallet af deltagere. Mange steder i det offentlige lader man, som om alle er lige gode, og derfor skal alle sidde med og høres hele vejen rundt. Det er absurd! Hos os i Grundfos satte vi en ære i at have velforberedte og korte møder. Man tror det ikke, men hver dag i Danmark bliver der indkaldt til tusindvis af møder, som er dårligt planlagte. Jeg begyndte en overgang hos os at sætte pris på møderne. Hvad koster det firmaet, at vi sidder her? Fik vi noget ud af de penge, eller var tiden spildt?”

Jeg tænker hurtigt tilbage til mit arrangement i Aarhus. Vi var ca. 300 mennesker til over 200 kr. i timen. Og vi var der i seks timer. Jeg ryster hurtigt tanken ud af mit hoved, da min hovedregning begynder at nærme sig 400.000.

”Møder kan være den værste penge- og tidsrøver i dit foretagende. Du må og skal have nogle målsætninger og effektivitetskrav. Jeg bliver tit skudt i skoene, at jeg da ikke bare kan komme og køre erhvervsliv ned over offentlige institutioner, men jeg mener seriøst, at jeg har en baggrund og et talent for at se, hvor man kan optimere,” siger Jens Jørgen Madsen, der iøvrigt finder det bemærkelsesværdigt, at flere individer kan have modstand på gode og velmenende råd udefra.

I den verden han færdedes i (sygehusvæsenet), mødte han flere personer udenfor rækkevidde (og rigtig mange der gerne ville), når det kom til implementering af nye tiltag. De vidste bedst selv! Generationer skal nogle gange uddø før nyt kan spire – således også i det offentlige.

I forhold til min verden – skolen – så finder jeg mødeaktiviteten som den største fjende for vores samlede indsats.

For vi får ikke nok ud af den!

Spar nu alle de konsulentoplæg væk, som blev valgt, fordi der skulle vælges noget. Vælg i stedet kvalitativt ud fra noget, personalegruppen hungrer efter.

Drop de møder, hvor vi blot skal overbringes info. Skriv det ud!

Skip møder, hvor vi skal diskutere noget på et 60 mand stort lærerværelse.

Afstem altid med oplægsholder at oplæg forholder sig til konkret praksis. Alle kan holde oplæg om, hvad de gjorde i abstrakte termer.

Osv. Osv. Osv.

Noget af det sidste Jens Jørgen Madsen siger til mig, inden jeg begiver mig videre er, at målsætninger er vigtige. Hvis vi laver en indsats, så skal vi måle på den – eller som vi kalder det i skolen ”evaluere”. Alternativet er, som erhvervsmanden siger, ikke at måle.

”Og det man ikke kan tracke og trace – det har vi en erfaring med, aldrig bliver til noget”!