Stine Clasen
Blog
8-tabels mødemodellen: 8, 16, 24, 32 minutter
8 minutter: ’Stående uden kaffe’ 16 minutter: ’Stående med kaffe’ 24 minutter: ’Siddende uden kaffe’ 32 minutter: ’Siddende med kaffe’
Hvad er et møde? Hvorfor mødes vi? Hvad forventer vi af et møde? Hvem deltager i et møde? Hvad er det for en ramme, vi inviterer hinanden ind i, når vi holder møde? Er det for at træffe beslutninger, eller er det for at dele tanker? Er det for at komme til enighed, eller er det for at dyrke mangfoldigheden?Er det for at samle trådene, snævre ind og blive handlingsorienteret, eller er det for at folde ud og søge muligheder og radikale nye løsninger?
Er vi generelt skarpe nok på, hvad vi i virkeligheden inviterer ind i, når vi holder møder? For få år siden brugte vi for formuleringen: Indkalde til møde. Valget af ordet indkalde antyder, at man ikke har noget valg. Man er kaldt ind til møde. Derfor kommer man og deltager i det, der er hensigten med mødet.
I dag er formuleringen indkaldt til møde i flere og flere tilfælde erstattet med formuleringen: Invitere til møde. Ordet invitere hører til en anden frivillighedskategori og associeres med arrangementer som invitere til foredrag, invitere til workshop, invitere til konference etc.
Der er på adskillige arbejdspladser et ønske om og måske også et behov for at reducere tidsforbruget i forbindelse med mødeafholdelse. Vi har gennem år udviklet et mødeparadigme, hvor mange og lange møder borger for kvalitet, beslutningsdygtighed og udviklingsmuligheder. Mange holder mange møder om mange ting i mange timer.
Kan man forestille sig et mødeparadigmeskift? Så møderne bliver kortere og til gengæld skarpere, tydeligere, sjovere, mere målrettede og på samme tid både udviklings- og handlingsorienterede?
En radikal ide kunne være at lade sig inspirere af arkitekterne, når de anlægger stier og gangsystemer i forbindelse med nybyggeri på denne måde: De venter med at lægge fliserne, til de på græsset kan se, hvor beboerne selv vælger at gå.
På en arbejdsplads ville det svare til, at man i en afgrænset periode f. eks. tre måneder suspenderede al planlagt mødevirksomhed og alene afholdt de møder, der aktuelt var behov for. Møder, hvor man kun inviterede den eller de personer, der var særligt relevante i den pågældende sammenhæng. Og hvor det var legalt at invitere specifikke fagpersoner til at deltage i en afgrænset del af mødet. Møder, hvor alle ikke nødvendigvis deltager hele mødet igennem.
Efter tre måneder ville man have fået indsigt i, hvad der var behov for at mødes om. Eller sagt anderledes: Så var stierne trådt og fliserne kunne lægges. Indtil næste gang man blev opmærksom på, at beboerne havde trådt nye stier og nogle fliser burde flyttes eller måske hel fjernes, fordi de ikke længere blev brugt som tænkt.
En moderat ide kunne beskrives som 8 tabels mødemodellen, hvor der i en aftalt periode på f. eks. tre måneder udelukkende måtte afholdes møder af 8, 16, 24 eller maksimalt 32 minutters varighed. For at undersøge, om møder, der typisk rammesættes til 1, 1½ eller 2 timer kunne afvikles på den halve eller endnu kortere tid med samme kvalitative udbytte. Og for at se, hvilken kvalitet og hvilke fordele, der følger med korte møder. Og hvad man måske ikke får med.
Stramme rammer om mødekulturen som i 8 tabels mødemodellen vil fordre tydelighed omkring afklaring af:
• Hvor længe: 8, 16, 24 eller 32 minutter
• Hvor: På gangen, i mødelokalet, i kantinen, på kontoret...
• Med hvilket formål: Information, oplæg, dialog, udveksling...
• I hvilken samtalestruktur: Med ordstyrer, runder, to og to...
• Hvilke handlinger: Lytte, tale, skrive, ringe, sms’e, maile...
• Hvad mødet afsluttes med: Aftale, afklaring, ideudvikling...
Tør vi stole på eksperimentets kraft?
